Trabalho Do Tcat Do Dimitri E Roman

View more presentations from Dimitri.

Trabalho

http://www.scribd.com/doc/28174837

Secretariado

Imagem da secretária

Organização

OS VARIOS TIPOS DE EVENTOS

Reunião
Conferência/Seminário/Congresso
Simpósio/Colóquio
Workshop/Acção de Formação
Feiras e Exposições
Festividades

ETAPAS NA ORGANIZAÇÃO

O Local
Número e formato das salas
Áreas de recepção, mostras e exposições
Salas para grupos de trabalho
Serviço de secretariado
Alojamento, comida e actividades recreativas
Sala para a imprensa
Decoração das salas (flores, símbolos e bandeiras)

REFEIÇÕES

Almoços de trabalho
Buffets
Cocktails e recepções
Jantares oficiais e banquetes
Protocolo à mesa
Presidências e precedências
Ementas, vinhos e flores

DOCUMENTAÇÃO

Correspondência de rotina
Informações enviadas para o local
Inscrições
Acreditações
Material relativo ao evento

ADMINISTRAÇÃO DO ACONTECIMENTO

Recepção dos participantes
Relações com a imprensa
Tarefas administrativas de rotina
Como movimentar grande números de pessoas
Apoios técnicos

Comunicação Escrita do Secretariado

Cartas
Faxes
Correspondência oficial
Convites e cartões de visita
Comunicações internas

Apresentações e Cumprimentos

APRESENTAÇÕES E CUMPRIMENTOS

Deve fazer-se a apresentação dizendo primeiro o nome da pessoa de menor categoria e depois o mais importante.
Quando se trata de uma alta individualidade, sobeja¬mente conhecida através dos meios de informação, omitir-se á o nome, pois mencioná-lo poderia tirar-lhe importância, a não ser que esteja a ser apresentado a um estrangeiro ou a alguém que viva num meio totalmente diferente do seu.
No caso de pessoas que ocupam algum cargo, diz-se primeiro o cargo e depois o nome.
Os homens são apresentados às senhoras.
Entre duas pessoas do mesmo sexo, o mais novo é apresentado ao mais velho.

Principais funções do secretariado

REPRESENTAR PESSOALMENTE O SEU CHEFE E A EMPRESA

O(a) secretário(a) é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu superior. A impressão que recebam num primeiro contacto dependerá, muitas vezes, da eficá¬cia com que o(a) secretário(a) se exprima.

ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO DO CHEFE
Um(a) secretário(a) eficiente é o(a) que facilita o trabalho do director e que o afasta de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu esforço ao mesmo.
O(a) secretário(a) deverá ser a verdadeira memória do seu superior, tanto dos compromissos internos como dos externos: lembrar-lhe-á pontualmente a hora exacta das entrevistas, preparar-lhe-á as chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no momento oportuno, etc.

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
•A redacção e a gestão de correspondência;
•Os trabalhos de tomada de notas e dactilografia;
•Elaboração as actas de reuniões;
*Arquivo dos documentos do escritório;
•Organização com rapidez e exactidão da classificação, do registo e dos arquivos;
•Preparação e organização de assembleias, reuniões, semi¬nários e convenções;
•Planeamento de viagens, o que implica planificar os trans¬portes, marcar os bilhetes, as reservas em hotéis, ocupar-se dos vistos, etc;
•Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída.

TAREFA DE LIGAÇÃO
Como canal de comunicação interna, o(a) secretário(a) faz a ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo tempo, desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior (clientes, fornecedores, instituições privadas e oficiais, etc.).

O que é secretariado

O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de actividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais.