Principais funções do secretariado

REPRESENTAR PESSOALMENTE O SEU CHEFE E A EMPRESA

O(a) secretário(a) é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu superior. A impressão que recebam num primeiro contacto dependerá, muitas vezes, da eficá¬cia com que o(a) secretário(a) se exprima.

ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO DO CHEFE
Um(a) secretário(a) eficiente é o(a) que facilita o trabalho do director e que o afasta de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu esforço ao mesmo.
O(a) secretário(a) deverá ser a verdadeira memória do seu superior, tanto dos compromissos internos como dos externos: lembrar-lhe-á pontualmente a hora exacta das entrevistas, preparar-lhe-á as chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no momento oportuno, etc.

FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
•A redacção e a gestão de correspondência;
•Os trabalhos de tomada de notas e dactilografia;
•Elaboração as actas de reuniões;
*Arquivo dos documentos do escritório;
•Organização com rapidez e exactidão da classificação, do registo e dos arquivos;
•Preparação e organização de assembleias, reuniões, semi¬nários e convenções;
•Planeamento de viagens, o que implica planificar os trans¬portes, marcar os bilhetes, as reservas em hotéis, ocupar-se dos vistos, etc;
•Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída.

TAREFA DE LIGAÇÃO
Como canal de comunicação interna, o(a) secretário(a) faz a ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo tempo, desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior (clientes, fornecedores, instituições privadas e oficiais, etc.).